5 bästa metoderna för att säkert hålla med Microsoft Office 365

Microsoft Office anses vara det favorit-till-alternativet i produktivitetsutrymme. Den populära programvaran används av miljoner konsumenter och företag runt världen. Det har också ett starkt grepp om företagssektorn. Det är därför det blir alltmer nödvändigt att säkert använda Office 365, onlineversionerna för enkelt samarbete.









Företaget erbjuder ett brett utbud av personliga, Företagoch Enterprise planer. Med varje plan får du tillgång till Office-appar, OneDrive och mer tillsammans med vissa villkor. Naturligtvis kommer du att skapa, redigera och lagra personlig såväl som konfidentiell information med Microsoft Word, Excel och OneDrive.

Det är därför det är viktigt att skärpa säkerheten under redigering, visning och delningsprocess.



I det här inlägget kommer jag att guida dig till de fem bästa metoderna för att fortsätta använda Office 365 säkert. Tillämpa dessa mätningar och vara bekymmersfri från stöld av data eller missbruk. Låt oss börja.

Skaffa Office 365





1. Använd starkt lösenord och aktivera 2FA

Den här är ingen hjärna. När du skapar ett Microsoft-konto använder du det starka lösenordet med en kombination av bokstäver, siffror och specialtecken.

Om du är orolig för att komma ihåg dem, skulle jag råda dig att investera i ett lösenordshanterare. Det finns många kapabla erbjudanden som LastPass, Enpass, 1Password, SafeInCloud och mer.

Du kan använda deras inbyggda lösenordgenerator och automatisk inloggning på både iOS och Android för problemfri inloggningsupplevelse.




Att välja ett starkt lösenord är en del av processen. Jag kommer starkt att rekommendera dig att skärpa säkerheten med hjälp av tvåfaktorautentisering.

Välj inte bara mobilnummerverifiering. Det har förekommit många fall där hackare kunde komma åt en persons konto med ett SIM-byte och sedan läsa OTP från meddelandena. Twitter-vd Jack Dorsey är det senaste offret av sådana metoder.

Använda sig av 2FA-appar (tvåfaktorautentisering) som genererar slumpmässiga koder under en viss period. Ange den koden efter lösenordsskärmen. Authy skulle vara mitt föredragna val för multiplattformsstöd och synkroniseringsfunktioner.

Också på Guiding Tech



Microsoft Office 365 Essentials vs Premium: Vilken plan du bör använda
Läs mer



2. Lösenordsskydda känsliga dokument

För att förhindra att okända kommer att öppna och komma åt känsliga dokument kan du alltid lösenordsskydda dokument med det inbyggda lösenordsverktyget.




Klicka på granskningsmenyn från menyfältet, tryck på Skydda dokument och dialogrutan låter dig lägga till lösenord och några regler för det.

Om du pratar om regler kan du lägga till ett lösenord för att visa ett dokument, ställa in ett nytt lösenord så att andra kan göra ändringar i ett dokument. Man kan också förhindra att kollegor lägger till kommentarer med hjälp av fler alternativ.




Du kan aktivera den lilla växlingen i sekretessavsnittet för att dölja personlig information från filen.





3. Lägg till utgångsdatum i OneDrive-delningslänk

Office 365-appar integrerar tätt Microsoft OneDrive-molnplattform. Tja, du kan också använda Box och Dropbox, men jag kommer att rekommendera OneDrive som dess integrerade som standard i Windows 10 och kommer också med 1 TB lagringsutrymme för Office 365-abonnenter.

Varje Word-, PowerPoint- och Excel-fil sparas automatiskt på Microsofts molnplattform.

När Microsoft nu delar en fil eller mapp från OneDrive-appen erbjuder Microsoft ett snyggt sätt att lägga till utgångsdatum och tid till den delade länken.




När du delar en mapp på OneDrive Web kan du trycka på Dela och välja ett angivet utgångsdatum. Därifrån väljer du klockslag och datum för löpning.




Saker är dock lite komplicerade på mobilen. Följ stegen nedan för att utföra samma åtgärd på iOS- och Android-appar.

Steg 1: Ladda ner OneDrive och logga in med referenser och 2FA-kod.

Steg 2: Navigera till mappen som du vill dela och tryck på på tre-punktsmenyn.







Steg 3: Välj dela och välj länkinställningar.




Steg 4: Lägg till tid och datum för att länka och slå på växeln.

Eftersom funktionen som nämns ovan är OneDrive-relaterad kan du använda samma teknik för att lägga till utgången till bilder och videor också.

Också på Guiding Tech



11 bästa Microsoft Word-tips och tricks online
Läs mer




4. Lägg till lösenord i OneDrive-länkar

Alternativet två som nämns ovan används mest när du bara vill lösenordsskydda en fil åt gången. Men om du vill dela 8-10 dokument på en gång är det bättre du skydda OneDrive-länkarna med ett lösenord.

I sådana fall kan du ladda upp alla dokument i en enda mapp på OneDrive.




Öppna nu OneDrive-webben, välj mappen och tryck på delningsmenyn. I dialogrutan väljer du Lägg till lösenord och delar sedan länken till mappen.

Den mottagande personen måste ange ett lösenord innan han kommer till filerna i det.




Jag vet att lösningen inte är lika anpassningsbar som sektionsalternativet som låter dig blockera vissa behörigheter och dölja personliga detaljer. Men totalt sett får OneDrive-sättet jobbet gjort i termer av ett extra säkerhetslager.

Tyvärr kan du inte använda funktionen i mobilappar. Det är endast tillgängligt på OneDrive-webben.





5. Använd biometri på OneDrive

Som du kanske gissat spelar OneDrive den centrala rollen i Office 365-upplevelsen.

Oavsett om det är OneNote eller Word eller Excel, sparar var och en filen på OneDrive. Det är därför det är viktigt att hålla det säkert med hjälp av biometri i mobilappar.







Gå till Inställningar> Säkerhet och slå på FaceID eller fingeravtrycksskydd för iOS och Android.

Ladda ner OneDrive för iOS

Ladda ner OneDrive för Android

Också på Guiding Tech
#säkerhet
Klicka här för att se vår säkerhetsartikelsida



Njut av en säker Office 365-upplevelse

Microsoft förstår behoven hos kunder och företag för att hålla sina data säkra. Därför har företaget infört flera säkerhetsåtgärder i Office 365-sviten.

Nyligen företaget meddelade Personal Vault för OneDrive, som låter dig lägga till personliga dokument i det med ett extra lager av säkerhet.

Nästa upp: Undrar du vad personligt valv och vill veta mer om det? Läs inlägget nedan för att se mer information.